Työelämän tietosuojaa henkilöstöhallinnolle

Työelämän tietosuoja suojaa organisaation tärkeintä voimavaraa

Työelämän tietosuojassa pureudutaan organisaation kriittisen tärkeän kohderyhmän henkilötietojen käsittelyyn: oman henkilöstön. Useat organisaatiot ovat suunnitelleet ja toteuttaneet tietosuojaa erityisesti asiakkaiden näkökulmasta, jolloin keskiössä ovat asiakkaiden yksityisyyden suoja ja oikeuksien turvaaminen. Henkilöstön tietosuojan toteutumisen kannalta on kuitenkin tärkeää, että organisaation HR-ammattilaiset hallitsevat työelämän tietosuojaan liittyvät kysymykset.

Mistä työntekijää koskevia tietoja saa kerätä? Miten virkistyspäivänä järjestetyn kuntotestin tuloksia voi käsitellä? Kuinka kauan sairaspoissaolotodistusta saa säilyttää? Voinko tilata työntekijästä rikosrekisteriotteen? Miten työntekijän tietopyyntö pitäisi käsitellä? Nämä ovat esimerkkejä henkilöstöhallinnon asiantuntijan käsittelemistä tietosuojakysymyksistä. Työelämän tietosuojakysymykset ovat usein erottamaton osa henkilöstöhallinnon ammattilaisen tavanomaista työpäivää. Organisaatioissa onkin hyvä pohtia säännöllisesti omaan henkilöstöön liittyviä tietosuojakysymyksiä.

Työelämän tietosuojaosaaminen osa henkilöstöhallinnon työkalupakkia

Henkilöstön henkilötietojen käsittelylle, käsittelyn periaatteille ja rekisteröityjen oikeuksille luodaan puitteet EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR), jota tarkentaa kansallinen tietosuojalaki. Lisäksi erityisesti työelämän tietosuojakysymyksiin pureutuu työelämän tietosuojalaki, jossa huomioidaan työelämän moninaiset tarpeet ja työntekijän riippuvuus työantajasta. Lisäksi HR-asiantuntijan on tunnettava soveltuvin osin myös muuta lainsäädäntöä, kuten yhteistoimintalakia.

Henkilöstöhallinnon asiantuntija käsittelee tyypillisesti organisaation henkilöstöön liittyviä tietoja – ja toisinaan myös henkilöstön sidosryhmän tietoja. HR-asiantuntijan työhön kuuluu jo sisäänrakennettuna oletuksena luottamuksellisuus ja henkilötietojen huolellinen käsittely, mutta lainsäädännön ja etenkin rekisteröityjen oikeuksien ymmärtäminen on edellytys sille, että henkilöstöhallinnon parissa työskentelevä tunnistaa, osaa huomioida ja käsitellä toiminnassaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset parhaalla mahdollisella tavalla.

Työelämän tietosuojan perusteet haltuun 20 minuutissa

“Tietosuoja henkilöstöhallinnossa” -verkkokoulutus tarjoaa HR-asiantuntijoille ja henkilöstöalan ammattilaisille tehokkaan tietopaketin tietosuojasta henkilöstöhallinnosta. Verkkokoulutus tarjoaa alle puolessa tunnissa tehokkaan tietopaketin:  

  • Työelämän tietosuojan erityispiirteistä
  • Henkilöstön henkilötietojen käsittelyperiaatteista
  • Rooleista henkilötietojen käsittelyssä
  • Henkilöstön terveydentilatietojen käsittelystä
  • Työntekijöiden tietopyynnöistä

Verkkokoulutus soveltuu yhtä lailla kokeneen HR-asiantuntijan tietojen päivitykseen kuin uuden henkilöstöhallinnon parissa työskentelevän henkilön perehdytykseenkin. Lisätietoja työelämän tietosuojaan keskittyvästä verkkokoulutuksesta saat täältä.